Wij hebben veel projectteams en hun opdrachtgevers geholpen bij de start van hun project. Wat we in al die jaren geleerd hebben is dat ‘een goed begin het halve werk is’. Een geweldige open deur, maar deze wijsheid gaat nog steeds op. Vaak hoorden we van opdrachtgevers de verzuchting ‘waarom moet het allemaal meteen zo lang duren voordat er enige duidelijkheid is wat er gaat gebeuren’. En van projectteamleden hoorden we vaak ‘we schrijven uitgebreide plannen waar vervolgens niks mee gebeurt’.
Er is behoefte aan een globaal beeld
We hebben gemerkt dat in de ‘improvisatiefase of preprojectfase’ er bij de betrokkenen vooral behoefte is aan een eerste beeld van het project en minder aan volledigheid. Het Project Canvas helpt hen daarbij! Het Project Canvas is een hulpmiddel dat de projectleider en het team helpt om de hoofdlijnen snel zichtbaar te maken en te beoordelen of het project wel nuttig en haalbaar is.
Ons Project Canvas geeft op een visuele manier inzicht in de hoofdlijnen van een project.
Van idee naar overzicht
Het Project Canvas helpt de betrokkenen bij de fase van het komen van idee naar het eerste globale overzicht van het waarom en hoe. Het Project Canvas kan kortweg in kernwoorden getypeerd worden: snelheid, interactie, co-creatie, visualiseren, motivatie, gemeenschappelijke taal, pro-activiteit, open dialoog, eigenaarschap en samenhangend beeld.
We hebben gemerkt dat het projectteam praktisch houvast vindt bij het toepassen van het Project Canvas. Zij zijn immers in eerste instantie verantwoordelijk voor de inrichting van het project en met het canvas leggen ze daarvoor de basis.
Ook de opdrachtgever en het management zijn gebaat bij een ingevuld canvas, ze weten immers snel waar ze aan toe zijn. Ze kunnen ook sneller en beoordelen of het project wel nuttig en haalbaar is.
Omdat er ook expliciet aandacht aan de belanghebbenden wordt besteed, worden hun opvattingen ook vroegtijdig verwerkt.
Het ingevulde canvas beantwoordt 15 vragen
Ons Project Canvas geeft op een visuele manier inzicht in de hoofdlijnen van een project. Het canvas bestaat uit een 15 ‘vragen’ (we noemen ze elementen) waarbij het team de antwoorden vastlegt met ‘post-its’. En aan het eind van de ‘canvas-workshop’ wordt het grote vel dat aan de muur hangt, vol met ‘geeltjes’, met de opdrachtgever en eventueel met belanghebbenden besproken.
De 15 ‘vragen’ (we noemen ze elementen) hebben we gegroepeerd rondom vijf kernvragen die de essentie van elk project en dus ook van het Project Canvas vormen. Deze zijn Wat, Wie, Hoe, Waarbinnen en Waarmee?
In de Wat-vraag zijn de achtergrond, probleem/uitdaging, doelen, resultaat en afbakening als elementen opgenomen.
Bij Wie gaat het om de opdrachtgever, belanghebbenden en het projectteam.
De Hoe-vraag bestaat uit de elementen aanpak, risico’s en afhankelijkheden.
Met de vraag Waarbinnen wordt aandacht besteed aan randvoorwaarden en kwaliteit.
Ten slotte komen tijd en geld aan de orde bij de vraag: Waarmee?
Op basis van het canvas kan de opdrachtgever een besluit nemen over stoppen of doorgaan. Als deze besluit tot stoppen, dan is er niet veel nodeloos gedetailleerd werk verzet. We hebben ervaren dat een canvas – na voorbereidend werk – in een of twee ochtenden opgesteld kan worden.
Wat komt er na het goedgekeurde canvas?
Als besloten wordt om door te gaan dan vormt het uitgewerkte canvas een goed startpunt voor het opstellen van het ‘project contract’ (PID, projectplan, projectopdracht, project contract) of welke term gebruikt wordt voor het officiële startdocument van een project. En daarin worden de wat en hoe van het project gedetailleerd uitgewerkt.
Welke benadering gekozen wordt (Projectmatig Werken, Projectmatig Creëren, PRINCE2, Agile, Scrum, PMBoK of anders), vanuit elke aanpak is het canvas bruikbaar.
Gebaseerd op bestaande aanpakken is er een nieuwe werkvorm ontwikkeld
Lezers die een geheel nieuwe aanpak van het managen van een project zoeken kunnen we geruststellen (en in sommige gevallen teleurstellen). Het boek is gebaseerd op onderwerpen die ook in andere aanpakken voorkomen. Het vernieuwende is de interactieve en pragmatische werkwijze van opstellen van een eerste ’plan’ en de visuele weergave ervan.
Het boek is opgezet als een werkboek, waarbij de lezer voldoende achtergrond geboden wordt om doordacht aan de slag te kunnen.
In de eerste hoofdstukken worden de 15 elementen kort toegelicht bij elke toelichting staan een aantal hulpvragen die richting geven bij het gesprek over het beoogde project. Verder wordt in het boek aandacht besteed aan het creatieproces van een project canvas. Vanzelfsprekend besteden we veel aandacht aan de samenwerking in een team.
Rudy Kor is als organisatieadviseur verbonden aan Twynstra Gudde – Adviseurs en Managers in Amersfoort. Hij heeft zich gespecialiseerd in (project)managementvraagstukken met aandacht voor onderwerpen als inrichting van de projectorganisatie, het opdrachtgeverschap en leiderschap. Samen met Jo Bos en Theo van der Tak schreef hij Project Canvas.
Over Rudy Kor
Rudy Kor is zelfstandig organisatieadviseur en auteur van diverse managementboeken. Tot voor kort werkte hij (als senior partner) bij Twynstra Gudde. Hij startte zijn werkzame leven bij Philips in Eindhoven. Als adviseur helpt hij (project)managers bij het effectiever inrichten van hun projecten. Als veellezer wordt hij gedreven door nieuwsgierigheid en schrijft regelmatig boekrecensies.
Over Jo Bos
Jo Bos is partner van Phaos, bureau voor organisatieontwikkeling. Hij heeft jarenlange ervaring in het leiden en begeleiden van projecten en programma's. Vanuit de adviespraktijk werken Ernst Harting, Marlet Hesselink en Jo Bos intensief aan de professionalisering van projectmanagement in allerlei organisaties.
Over Theo van der Tak
Theo van der Tak heeft ruim 25 jaar bedrijven en overheden geadviseerd over inrichting en uitvoering van programma’s als partner bij Twynstra Gudde.
