‘Stoppen is het ultieme ontmaskeren’

‘Dode paarden moet je feestelijk begraven.' Toen Marije van den Berg enkele jaren geleden betrokken was bij een initiatief om een zwembad in de Leidse grachten te openen, en het project na lang proberen toch verzandde, verzon ze dit spreekwoord. Het was tijdens een mooi afscheidsritueel voor het project, waar voor iedereen duidelijk werd dat het idee echt begraven werd.

‘Het onderwerp stoppen fascineerde mij al langer. En persoonlijk ben ik best goed in stoppen: met werk, met alcohol, lang geleden met roken. Dat geldt wel voor meer mensen. Maar goed stoppen in organisaties? Gezamenlijk en goed doordacht? Dat zie je zelden. Stoppen in organisaties is moeilijk. Denk maar aan het tijdschrijven in de zorg. Dat is al verschillende keren afgeschaft, maar het is nog steeds niet gestopt. Toen ik mij serieus begon te verdiepen in het onderwerp, ontdekte ik dat er eigenlijk geen enkel goed boek over stopstrategieën geschreven is. In de literatuur over veranderen komt het hoogstens zijdelings aan de orde. Een verwaarloosd thema. Toen ik online zette dat ik van plan was een boek over stoppen te schrijven, werd ik meteen overstelpt met verhalen. Op dat moment wist ik dat ik een goed onderwerp te pakken had.'

Verliefd
In haar boek haalt Marije van den Berg een Zuid-Afrikaans onderzoek aan waaruit blijkt dat dertig procent van de projecten die gestopt zouden moeten zijn na een bezuinigingsoperatie, onder de radar gewoon doorgaan. ‘Ik sluit niet uit dat je in elke willekeurige grote organisatie rottende restjes van oude projecten tegenkomt. Dat vreet energie. En geld. Een afdeling die de oude functieprofielen hanteert, verouderd beleid, een manager die ergens in een lade nog een project heeft liggen waar hij verliefd op is en waar hij af en toe nog eens aan werkt. En dan hebben we het alleen nog maar over die dingen die officieel gestopt zijn. Hoeveel stopbesluiten neemt een organisatie nu echt? Vaak gebeurt dat niet eens. We hebben namelijk de illusie dat door vijf prioriteiten te stellen, de rest vanzelf verdwijnt.'

Als gevolg van de coronacrisis is het onderwerp stoppen zo mogelijk nog relevanter geworden. ‘Toen het virus toesloeg, was ik al een tijdje bezig met het boek', vertelt Van den Berg. ‘Laat ik meteen maar met een domper beginnen: de crisis gaat ons niet helpen, want in een crisis stop je zelden goed. Je zou daarvoor al moeten hebben nagedacht over waar je mee wil stoppen er al mee begonnen moeten zijn. Alleen dan kan een crisis als hefboom werken. Vergelijk het met verhuizen zonder te hebben opgeruimd. De rotzooi verhuis je dan gewoon mee. De Kamer van Koophandel adviseert mensen sinds kort over hoe ze kunnen stoppen met hun bedrijf voor de crisis, dus voordat het failliet gaat. Dat is een nieuw geluid. Ze hebben gelijk. Zelf stoppen is de beste manier om alles zelf in de hand te houden en ervoor te zorgen dat je niet nog jarenlang achtervolgd wordt door schulden. Goed stoppen is verstandiger dan failliet gaan. Maar dan moet je wel de kop uit het zand halen. Ik deed voor mijn boek een oproepje op Twitter en LinkedIn stoptekens te delen: signalen binnen organisaties die duidelijk maken dat een initiatief eigenlijk de nek omgedraaid moet worden. Ik kreeg er tientallen binnen.'

Olifant in de hoek
Marije van den Berg was oorspronkelijk bedrijfsjournalist, was lid van de gemeenteraad van Leiden en werkt inmiddels al jaren als onderzoeker en consultant. In al die rollen zag ze geregeld overleg-spaghetti, projecten waar iedereen op leegliep, monitormanie en beleidsjungle. ‘Consultants zijn buitenstaanders en zien vaker waar de schoen wringt. Maar ook intern zijn er mensen die dat signaleren. Zo'n type ben ik zelf ook. Ik houd wel van de olifant in de hoek van de kamer. Je hebt ook mensen die net doen alsof die er niet staat. Daar word ik altijd een beetje kriebelig van. Dat betekent niet dat ik van mening ben dat het gemakkelijk is. Je moet toch harde vragen stellen: kloppen de overtuigingen achter dit initiatief nog? Kunnen we de ambities nog halen? Niet iedereen durft dat aan, want stoppen is het ultieme ontmaskeren.'

Mensen vinden het eng, ergens definitief mee te stoppen. Maar dat is niet de enige reden waarom we doorgaan. In haar boek beschrijft ze twaalf mechanismes die zorgen voor doorgaan. ‘Stoppen is niet sexy. De eerste paal slaan of een lint doorknippen, daar kun je je mee profileren. De action bias: je moet vooral iets doen. En natuurlijk is er de sunk cost fallacy: er tegen beter weten in mee doorgaan omdat je er al zo veel tijd, energie en geld in hebt gestoken. De Sagrada Familia, de Concorde, Lelystad Airport. Throwing good money after bad. Maar politici mogen niet draaien en CEO's mogen niet terugkomen op wat ze twee jaar eerder tijdens hun roadshows hebben verteld. En als administratieve processen te ingewikkeld worden, maken we een workaround, die op termijn de boel alleen maar erger maakt. Van de regen in de drup.'

Marie Kondo
Toen Marije van den Berg haar moeder vertelde over het boek dat ze wilde schrijven, zei zij: aha, een soort Marie Kondo, maar dan voor organisaties. ‘Mijn moeder is ook een goede opruimer, waarschijnlijk heb ik het van haar. Maar goed stoppen in organisaties vraagt wel iets meer dan je afvragen of iets een spark of joy geeft en zo nee, het ding wegkieperen. Voor goed stoppen is meer precisie nodig. In mijn boek noem ik het voorbeeld van het afschaffen van een regel. Wil je met de regel stoppen omdat je dagelijks groene vinkjes moet krijgen in het afschuwelijke ICT-systeem om je werk af te ronden? Of staat de regel voor het gebrek aan vertrouwen, bijvoorbeeld bij het indienen van declaraties? Of zorgt het naleven ervan er onbedoeld voor dat je je werk juist minder goed gaat doen? Pas als je precies weet waar je mee wilt stoppen, waar dat mee samenhangt en waar de bestelling vandaan komt, kun je de goede interventie doen.'

Een van de meest inspirerende voorbeelden van een succesvolle stopstrategie die Van den Berg beschrijft, is dat van Museum De Lakenhal in Leiden. Toen Meta Knol daar in 2009 als directeur werd aangesteld, stopte zij met alles. Er stond geld klaar voor een grootscheepse verbouwing, maar ook dat plan werd stilgelegd. Knol stelde vast dat het museum op alle terreinen was verwaarloosd: niet alleen het gebouw, maar ook de organisatie, de medewerkers en vooral de collectie. Ze verschoof de verbouwing naar de lange termijn en stopte alle aangekondigde tentoonstellingen. Vervolgens bracht zij in een jaar tijd met het volledige personeel alle 23.000 items uit de collectie in beeld. Daarin vonden zij hun dna terug. In 2019 is het nieuwe gebouw geopend en alles klopt nu. ‘Meta Knol en haar team zijn heel precies te werk gegaan. Ze is teruggegaan naar de vraag waarvoor het museum er eigenlijk is en voor wie en heeft daar scherpe keuzes in gemaakt. Toen het museum de deuren weer opende, klopte alles, tot aan de bordjes op de wanden toe. Als je er nu doorheen loopt, voel je dat het museum is teruggebracht tot de essentie. Stoppen, zegt zij, is een betekenisvolle verbinding met wat er wél is. Als je het op die manier bekijkt, is stoppen niet moeilijk, hooguit veel geduldig werk. De manier waarop zij heeft aangepakt, is inspirerend voor alle leiders in organisaties.'

Afleren is het moeilijkst
Op basis van haar onderzoek ontwikkelde Marije van den Berg een model met vijf verschillende stadia: afremmen, achterom kijken, afscheid, afleren en ten slotte afronden. Al deze stappen komen aan bod in een goede stopstrategie. ‘Afleren is het moeilijkst. Dat is ook het stadium waar ik nog steeds het nieuwsgierigst naar ben in mijn advieswerk. Een kloek besluit nemen om ergens mee te stoppen is niet voldoende, zoals Hans Vermaak eens heeft gezegd. Afleren is het echte stopwerk. En dat kost tijd, want afleren is ook een vorm van leren. Snoeien en opruimen gaan niet vanzelf. Daarom komt deze fase pas na het afscheid. Stoppen met roken doe je niet op 1 januari, maar vooral in de maanden erna, op de momenten dat de verleiding die je hebt afgezworen je weer terugroept... De Joppie-chips-momenten, zeg maar.'

Stoppen is kortom taai werk en van het snijden in eigen vlees plukt vooral je opvolger de vruchten. Snel succes is het zelden, stelt ze. Lachend: ‘Misschien is dat de reden dat ik in mijn onderzoek relatief veel vrouwen ben tegengekomen die goed zijn in stoppen.' Is stoppen dan alleen maar moeilijk? ‘Nee hoor, goed stoppen geeft ruimte. Want hoe heerlijk is het als het ook eens minder wordt en niet almaar meer? Het dode paard begraven geeft je je energie terug.'