Schaamteloos delegeren

Het eerste boek van Taco Oosterkamp gaat over ’Schaamteloos delegeren’, de belangrijkste geheimen voor groei door je team te professionaliseren. Het leest heerlijk weg, als een roman, en begint al snel met het volgende statement: ‘Effectief en efficiënt delegeren is volgens mij de basis: het is het fundament van het leiderschapsgebouw.’ Daar slaat de auteur wat mij betreft de spijker op de kop. Het risico van managers is vooral dat ze veel zelf willen blijven doen: om de snelheid er in te houden of om dat het dan gaat zoals hij/zij het voor ogen heeft.

Delegeren is nadrukkelijk niet afschuiven het is de/een bewuste keuze op basis van: ‘het getal’ om anderen het werk te laten doen. Wat is dan ‘het getal?’ feitelijk betekent dat, wat kost jij per uur en hoe verhoudt zich dat tot de inspanningen die jij levert en de revenuen die die inspanningen opleveren. Kijk je kritisch dan is een duurbetaalde manager niet aangenomen om goedkoop werk als een archief onderhouden uit te voeren.

Effectief en efficiënt delegeren betekent geen stromen aan mails verwerken, daar ben je te duur voor, maar te vragen om binaire mails. Op dat laatste wordt later, in deze recensie, verder ingegaan. Hier vlecht ik het tweede boek van Taco Oosterkamp in deze recensie, waar het gaat om elke dag je hoofd en inbox leeg’. In dit betreffende boek – waar een uitgebreide recensie over schrijven geen zin heeft (gelet op vooral de praktische tips die er in staan) – geeft de auteur aan hoe hij op basis van langdurige ervaring met Microsoft Outlook een aantal manieren heeft ontdekt om Outlook in de turbo te zetten (zo noemt hij dat) en veel slimmer te werken. Volgens Taco Oosterkamp is praktisch elke dag zijn inbox wel één keer leeg en heeft hij veel rust in zijn hoofd voor al die andere zaken die er spelen. En dat is waar het nu precies om gaat, het creëren van rust en ruimte om effectief de werkzaamheden, op de diverse niveaus, uit te kunnen voeren.

Welke manager overkomt het niet dat zijn mailbox volstroomt met allerlei mails waarvan hij/zij iets moet vinden. Als je daarop ingaat, zo stelt de auteur, dan manoeuvreer je jezelf in de positie van manusje-van-alles. Er wordt dan dus veel gedelegeerd alleen wel de verkeerde kant op, de medewerkers delegeren het werk naar de leidinggevende. Een manier om dat aan te pakken is om de medewerkers te vertellen, maar dan wel goed gemotiveerd, waarom ze jou geen mails meer mogen sturen, behalve als het ‘binaire mailtjes’ zijn. Dat betekent dat medewerkers geen mailtjes meer mogen sturen waarin aan de leidinggevende vragen worden gesteld, maar eerder dat zij als zelfstandig denkende professionals mails sturen inclusief een mogelijke oplossingsrichting of voorstel om te handelen. De leidinggevende hoeft dan alleen ja/nee te zeggen en dat te motiveren.

Vergeet niet dat het daarbij cruciaal is dat je als manager duidelijk aan je medewerkers maakt hoe jij werkt, dat maakt het voor hen makkelijker om daar naar te werken, echter zonder slaafs te volgen!

Ten slotte nog even iets over het motiveren van mensen. De kracht van dat onderdeel zit in een paar zinnen, die ik hier wil overnemen, namelijk: ‘Áls je wilt kijken of je de motivatie van je teamleden kunt verhogen, is het vaak effectiever om irritaties weg te nemen dan simpelweg plezier toe te voegen’ en ‘Intrinsieke motivatie levert op de lange termijn betere resultaten op dan extrinsieke motivatie.’

Opvallend is hoe soepel Taco Oosterkamp, door zijn schrijfstijl, je meeneemt in zijn gedachtegoed. ‘Schaamteloos delegeren’ is absoluut een aanrader en ‘Elke dag je hoofd en inbox leeg’ zou ik aanraden aan diegenen die goed ingevoerd zijn in Outlook.