Elf jaar geleden begon Gerald Essers met Tijdwinst.com, een bedrijf waarmee hij mensen leert zo efficiënt mogelijk om te gaan met hun tijd. De doelgroep bestaat uit kenniswerkers, mensen die het grootste deel van de dag achter hun computer doorbrengen. Anders gezegd: mensen die geen rol vervullen in het productieproces of de hele dag in een winkel moeten staan. ‘Met behulp van laptop, mobiel internet en een smartphone kunnen kenniswerkers hun tijd veel slimmer indelen, waardoor zij meer ontspannen zijn en er meer ruimte ontstaat voor creativiteit’, legt Essers de inzet van Tijdwinst.com uit.
Het nu verschenen boek is eigenlijk een logisch uitvloeisel van de activiteiten van Essers. Zijn bedrijf Tijdwinst.com biedt eendaagse workshops time-management, snellezen, geheugentraining, het nieuwe werken en introducties in Getting Things Done van David Allen aan. ‘Aanvankelijk ging het vooral om slim omgaan met tijd en informatiestromen’, vertelt Essers. ‘Maar op zeker moment heb ik ontdekt dat je daarmee tot een bepaald punt komt. Mensen laten veel mogelijkheden onbenut om een stap verder te komen. Hulpmiddelen als mobiel internet komen niet ter sprake in de klassieke benadering van time-management, terwijl dat juist grote mogelijkheden biedt om slim te reizen en dus slim te werken. Grosso modo is ons verhaal gebaseerd op mijn eigen ervaringen: voor mijn werk heb ik altijd veel klanten bezocht en veel gereisd, zodat ik wel gedwongen was om vanuit mijn tas te werken.’
Een tweede ontwikkeling die Essers ertoe heeft aangezet om zijn ideeën op papier te zetten, is dat veel cliënten overgaan op het gebruik van flexibele werkplekken. Dat zorgt voor grote worstelingen onder het personeel: mensen voelen zich ontheemd. ‘Het gebruik van flexibele werkplekken wordt vaak ingevoerd als kostenbesparing. Het probleem is dat deze bedrijven niet veel aandacht besteden aan de manier waarop hun werknemers ermee omgaan. Ze huren iemand in om het één keer uit te leggen en dat is het. Wat wij doen, is werknemers uitleggen wat de voordelen zijn van flexibele werkplekken en vertellen hoe zij kunnen overleven met het kantoor in hun tas, hoe zij kunnen functioneren als nomad worker’, zegt Essers, die de voorkeur geeft aan deze langer houdbare term boven ‘Het Nieuwe Werken’, ‘want dat is al lang niet zo nieuw meer’.
Slimmer werken met het kantoor in je tas is een leuk en praktisch boekje, boordevol tips om het jezelf makkelijker te maken. Essers haalt zijn ideeën overal vandaan: de inhoud varieert van trucjes bij het gebruik van je laptop, slimme software en handige websites. Maar op de achtergrond spelen een paar belangrijkere ideeën. Essers kan zich bijvoorbeeld behoorlijk opwinden over het onhandig verplaatsen van activiteiten. ‘Ik heb verschillende keren meegemaakt dat journalisten speciaal voor een interview naar Maastricht kwamen: vanuit de Randstad twee uur heen en twee uur terug voor een gesprek van een uur. Hetzelfde heb ik meegemaakt met besprekingen van offertes. Dat begrijp ik niet: mensen zouden daar alerter op moeten zijn.’
Een ander punt wat hem dwarszit, is dat veel mensen klagen over werkdruk. Hij is ervan overtuigd dat veel druk wordt veroorzaakt door slechte persoonlijke organisatie. Een volle inbox, stapels papier op het bureau en dergelijke. Dat leidt onvermijdelijk tot stress. ‘Wanneer mensen gedwongen worden zichzelf beter te organiseren, ervaren ze veel minder werkdruk.’
Het grootste probleem wordt echter veroorzaakt door een te strikte scheiding tussen werk en privé, zegt Essers. Dat is mede de schuld van de managers die hun medewerkers te weinig mogelijkheden en vrijheid bieden om hun tijd optimaal in te delen. Zij willen dat het werk op kantoor gebeurt, zodat ze alles in de gaten kunnen houden. Maar door de stress die daardoor ontstaat, neemt de productiviteit – en dus de creativiteit – af. ‘De strikte scheiding tussen werk en privé zorgt bij veel kenniswerkers voor een gebrek aan balans. Zelf beschouw ik werk als één van de activiteiten in mijn leven. Dat betekent dat ik me helemaal niet bezwaard voel als ik ’s ochtends rustig de kinderen wegbreng en tussendoor nog even ga sporten. Mijn werk haal ik later wel in. Ik ben geen voorstander van altijd maar werken, maar ik vind het ook geen probleem ’s avonds of in het weekeinde nog even te werken, het gaat erom dat je altijd zelf de keuze en de mogelijkheden hebt.’ Als je slimmer wilt leren werken, moet je eerst slimmer leren leven, stelt Essers. ‘Je moet begrijpen hoe je je verschillende activiteiten op een natuurlijke wijze in elkaar kunt laten overvloeien, hoe je mee gaat in de stroom.’
En o ja, die tas uit de titel is ook niet onbelangrijk. Op de website van Hetkantoorinjetas.nl staat wat Essers’ huidige favoriet is en waarom.
Over Hans van der Klis
Hans van der Klis is freelance journalist. Hij schrijft regelmatig artikelen voor Managementboek.
