In het midden van dit ‘nieuwe normaal’ wordt van de leidinggevende verwacht rust uit te stralen, overzicht te houden, en zijn/haar mensen, op digitale afstand, te motiveren. We grijpen, in een reflex, naar technieken die in het verleden wel hebben gewerkt, maar die ons nu in de steek laten. En dan blijft intuïtie soms als enige over. Het is dus niet verbazend dat een boek met de titel als Zakendoen op gevoel het goed doet.
Leidinggevenden worden geconfronteerd met (onder meer) de volgende vraagstukken: hoe ziet mijn werk er de komende tijd eruit? Hoe onderhoud ik een goede relatie met mijn medewerkers? En behoud ik de samenwerking? En hoe behoud ik mijn eigen balans? Zijn er aspecten aan mijn werk die ik tegen het licht moet houden?
In een aantal korte stukjes worden verschillende thema’s aangesneden die hier een kleine of grote rol spelen. Ondersteund door tips die te vinden zijn in recent verschenen, of binnenkort te verschijnen literatuur (Zie Leeswijzer).
Onderwerpen waar we als leidinggevende nooit zo bij stil hoefden te staan, maar nu wel. De werkplek wordt opnieuw gedefinieerd. De balans tussen werk en privé kan onder druk staan. De samenwerking tussen bedrijf en personeel. Het bedrijf als de plek waar je je collega’s regelmatig of elke dag zag. Tussen leidinggevende en medewerker, en tussen mensen in teams onderling. We doen het meeste nu digitaal. En daar wennen we met moeite aan.
Persoonlijk leiderschap
Het zijn van een goede leider of manager, begint met een eigen goede gezondheid. Een fysieke en mentale gezondheid. In een tijd waarin werken vanuit huis en veel digitale kanalen gebruiken, en dus veelvuldig zitten werken, de norm lijkt te zijn is onze fysiek erg belangrijk. Een goed dieet, veel bewegen en bewust pauzes nemen. En niet altijd ‘aan’ staan. De balans privé-werk dat bij flexwerken zo gepropageerd wordt, staat deze corona-tijd ook onder druk. Thuiswerken is nu honderd procent thuis zijn. Noreena Hertz waarschuwt in De eenzame eeuw al voor de toenemende dreiging van eenzaamheid nu we alles thuis en vaak alleen doen. Grote open kantoortuinen werkten eenzaamheid al in de hand. Dag-in dag-uit aan een keukentafel met weinig of geen mensen om je heen en alle communicatie digitaal, kan depressiviteit en ongeïnteresseerdheid in de hand werken. Iets om in de gaten te houden bij jezelf én bij je medewerkers.
Investeren in bewust “uit”-staan, activiteiten ontplooien en over wellbeing nadenken. Ann De Bisschop zet dit in Wellbeing = winst centraal. Wellbeing gaat veel verder dan een stukje fruit op de werkplek per week. Mentaal en fysieke gezonde mensen zijn HET kapitaal van een bedrijf. Een stuk thuiswerken om gefocust te kunnen werken hoort hierbij. De rol van de leider verandert daarin van ‘baas’ naar ‘coach’.
Kantoor-aan-huis
En nu zitten heel veel mensen thuis. Niet omdat het kan, een bewuste keuze is, maar omdat het moet. Thuiswerken, flexibel werken heeft een aantal voordelen voor medewerkers. Het geeft ruimte om in jonge gezinnen opvang te regelen, om in een mantelzorg situatie flexibel te zijn. Om aan kenniswerkers een periode van gefocust werk te bieden. Maar we willen wel regelmatig met collega’s in gesprek blijven. Die fysieke verbinding is heel belangrijk.
In deze coronatijd is thuiswerken alleen voor velen honderd procent thuis. Eventueel helemaal alleen, of met je partner en een paar kleine kinderen. Positief blijven is dan erg belangrijk. Contact houden met je werk en je collega’s is nu extra belangrijk. De auteurs van Het Happy Office Manifest geven tientallen handvatten om een positieve werksfeer te creëren die ook in je huis toegepast kunnen worden.
Om te voorkomen dat je altijd ‘aan’ blijft staan, is het scheiden van de werk- en de privé-omgeving in huis belangrijk. Ook als je beperkte ruimte hebt. Stop bijvoorbeeld je werk in een doos als je klaar bent. Zet spullen op tafel die je positieve energie geven. Dit kan een bloemetje zijn, een foto of iets anders wat je energie geeft. Deze tips komen van Hanneke Peeters, co-founder Rock Your World (www.rockyourworldnl) dat door middel van kristallen en etherische oliën stress helpt verminderen en positiviteit te creëren.
Een terugkerend onderwerp in veel boeken: neem pauzes, houd ritme, ga op tijd naar bed. Zet regelmatig je email, berichtendiensten met collega’s enzovoort uit. Maak hierover duidelijke afspraken met elkaar. In Werk kan ook uit gaat psycholoog Thijs Launspach in op de stresskant van altijd aanstaan. Hij geeft maar liefst 52 tips om je dag stressvrij te houden.
Leiderschapsstijl
Als de persoonlijke kant op orde is, het kantoor-aan-huis zijn dienst doet, en de rust er is om te werken, dan vereist deze uitzonderlijke tijd, uitzonderlijk leiderschap. Kenmerken: begripvol, coachend, inspirerend, verbindend, zichtbaar, authentiek en positief. In zowel Collega in hoofd en hart van Marc vande Gucht en Geert Serneels en Wellbeing = Winst van Ann De Bisschop komen leiderschapseigenschappen neer op die van een coachend en authentiek leider. Je kunt drie rollen onderscheiden: die van leider, manager, en coach. In deze rollen is maatwerk het sleutelwoord. Verbinden door veel digitaal contact te zoeken. Niet iedere medewerker heeft dezelfde wensen en problemen. In veel bedrijven zal onzekerheid zijn over de toekomst. Sommige bedrijven hebben juist veel meer te doen. Medewerkers hebben partners en kinderen thuis, wat extra stress geeft. Zorgen om familie en naasten. Een mix van zaken die in de pre-corona tijd rustig met een kopje koffie kon worden besproken. Signalen die een attente manager ziet en op inspeelt. Dat is op dit moment allemaal anders.
De rol van coach is er één die voor veel managers nog ver weg kan zijn. Hier gaat het niet om het werk resultaat maar om het welzijn van je medewerkers, werkgeluk. Dit vraagt om een andere benadering, een stukje training en als leidinggevende je kwetsbaar durven opstellen. De impact van corona op veelvuldig en langdurig werken op afstand, online teamvergaderingen enzovoort kan wel eens hier liggen, dat de ingeslepen stijlen van managen gaan kantelen naar coachen. Naar het aangaan van een open dialoog en het hebben van een luisterend oor en verbinden.
Functioneren als teams
De kleinste kern in veel bedrijven is nu het samenwerkende team. Een groep collega’s die taken uitvoeren en daar verantwoordelijk voor zijn. Van honderd procent of gedeeltelijk fysiek op een kantoor of een werkplek naar voornamelijk thuis. Met slechts digitale hulpmiddelen om te verbinden. Je kan het zelfsturende teams noemen. De meeste zijn echter zelforganiserende teams. Jirtsin Beenhakker heeft deze organisatievorm centraal gesteld in De Support Organisatie. De rol van de leidinggevende in dit model is dat van ondersteuner. Doel is een wendbare organisatie met zelfstandig functioneren mensen te maken, die weten wat van ze verwacht wordt én zo goed mogelijk ondersteund worden. Om dit te bereiken wordt van leiders maatwerk verwacht. De ene medewerker is de andere niet, het ene team niet het andere en het ene werk niet het andere.
Een overgang van wat klassieker ingerichte organisaties naar een wendbare zelforganiserende organisatie is een proces dat Rini van Solingen in de vorm van een parabel heeft uitgewerkt in De Bijenherder. Centraal staat de gedachte om te ‘ontmanagen’ en oude gewoontes af te leren.
Techniek en ICT
Kantoor-aan-huis, de hele dag Microsoft Teams, Skype en/of Zoom aan, email, whatsapp-berichten; de communicatie is nagenoeg volledig digitaal. Met goede afspraken over bereikbaarheid, zelfregie over wanneer ‘aan’ en wanneer ‘uit’, kan een begin zijn van plezieriger de hele dag beeldscherm werken. Om meer sprankeling te krijgen kan je op zoek naar andere werk- en spreekvormen. In inmiddels deel III van Het groot online werkvormenboek geeft de redactie onder leiding van Sasja Dirkse een keur aan alternatieven om vergaderingen, besprekingen en ontmoetingen aantrekkelijker en afwisselender te maken. Centraal staat online interactie met en betrekken van deelnemers. Beeldschermwerken zal nog langer dan we misschien willen de standaard zijn, laten we het dan zo aantrekkelijk en waardevol maken.
Voor de lange termijn
In al dit materiaal valt op dat er een paar gebieden zijn die terugkeren en waar de leidinggevende een belangrijke rol moet vervullen : positiviteit is erg belangrijk, én verbinden wordt gevraagd. Maatwerk op individueel en teamniveau zijn ook erg belangrijk. In de Leeswijzer is hierover veel terug te vinden. Als veel thuiswerken de norm blijft is het inrichten van een Support Organisatie sterk aan te bevelen. Het maken van een positieve sfeer is vooral een mindset, en natuurlijk gewoon doen. Het Happy Office Manifest geeft bakken vol tips om aan de slag te gaan met betekenisgeving, verbinding, voldoening en plezier. Ook uit de andere genoemde boeken is veel inspiratie en ideeën te halen.
Je kunt jezelf natuurlijk uitdagen en zoals de auteurs van dit boek gedaan hebben uitgroeien tot Happiness at Work Expert, zoals de auteurs van het gelijknamige boek hebben gedaan. De beloning op korte termijn is dat jezelf en je medewerkers, ondanks deze ingewikkelde tijden, plezier in hun werk hebben. Op lange termijn wordt je organisatie er alleen maar beter door. In extremis kan je het niveau van Netflix halen. Medeoprichter en CEO Reed Hastings heeft met behulp van INSEAD-professor Erin Meyer (bekend van The Culture Map) antwoord gegeven op de vraag waarom Netflix zo succesvol is in No rules rules. Het geheime recept is een cultuur van vrijheid en verantwoordelijkheid.
Succes in deze periode. Haal het beste uit jezelf, en je medewerkers. Neem tijd om te reflecteren en energie op te bouwen. Jouw en hun gezondheid en wellbeing staat op de eerste plaats.
Leeswijzer
De eenzame eeuw
Noreena Hertz, Het Spectrum, 2020
Wellbeing is winst
Ann De Bisschop, Van Duuren Management, 2020
Het Happy Office Manifest
Maartje Wolff, Fennande van der Meulen, Business Contact, 2020
Werk kan ook uit
Thijs Launspach, Het Spectrum, 2020
De geluksroute
Anne de Jong, Maven Publishing, 2020
Macht aan de aardige mens
Pacelle van Goethem, Business Contact, 2020
Het groot online werkvormenboek deel 3
Sasja Dirkse e.a, Boom Uitgevers , 2020
De bijenherder
Rini van Solingen, Business Contact (in herdruk, verschijnt november 2020)
De Support Organisatie
Jirtsin Beenhakker, Uitgeverij Haystack, 2020
Collega in hoofd en hart
Marc Vande Gucht, Geert Serneels, LannooCampus, 2020
Leidinggeven op afstand
Gonny Vink, Uitgeverij Haystack, 2020
No rules rules Waarom Netflix zo succesvol is
Reed Hastings, Erin Meyer, Het Spectrum, 2020
Zakendoen op gevoel
Marcel Adriaanse, Van Duuren Management, 2020
(Dank voor de tips en suggesties van (in alfabetische volgorde) uitgevers Boom, Business Contact, Haystack, Het Spectrum, LannooCampus , Maven Publishing en Van Duuren Management.)
Over Bertrand Weegenaar
Bertrand Weegenaar is als hogeschooldocent HBO-ICT werkzaam op Windesheim. Zijn voorliefde ligt bij de onderwerpen strategie, marketing, geschiedenis; biografieën en internet; e-business.
