Phil is consultant time management. Hij bezoekt Helen, leidinggevende bij een kledingketen, die dringend zijn advies nodig heeft. Ze komt namelijk constant tijd te kort. Helen is de zelfbenoemde koningin van het multitasken. 'Multitasken is een leugen', houdt Phil haar voor. In tegenstelling tot wat veel mensen denken, is multitasken helemaal niet efficiënt. En vaak is het ook niet eens effectief. Switchtasken, een betere term voor multitasken, is het switchen van de ene taak naar de andere. Phil laat Helen zien dat dit switchen kosten met zich meebrengt, switchkosten dus, voor de tijd die nodig is om de taak weer op te pakken na een onderbreking. Stelt u zich voor dat u bezig bent een e-mail bericht te schrijven en de telefoon gaat. Nadat u het telefoontje heeft beantwoord, moet u het halfgeschreven e-mailbericht opnieuw lezen om het verder af te kunnen maken. De tijd die u nodig heeft voor het opnieuw lezen is dus verloren tijd. Dit is een voorbeeld van een passieve switch die wordt veroorzaakt door een ander. Actieve switches doet u zelf, als u er voor kiest om de e-mail niet af te ronden en wat anders te gaan doen. Hoe meer petten u heeft, hoe groter de kans op switchtasken. Terug naar Helen en Phil. Helens medewerkers weten nooit wanneer ze haar kunnen spreken. Ze grijpen elke mogelijkheid aan en proberen dan zoveel mogelijk uit zo'n gesprek met Helen te halen. En Helen luistert maar met een half oor, want ze was net weer met haar financiële verslag bezig. Dit is tekenend voor Helens manier van werken, aldus Phil. Helen moet beter duidelijk maken wanneer ze wel en niet gestoord kan worden. Deze tijd moet ze plannen, net als regelmatige afspraken met de belangrijkste mensen. Zo weten medewerkers waar ze aan toe zijn en kan Helen hen tijdens een gesprek meer aandacht geven. Nog een inzicht van Phil: veel hulpmiddelen worden niet of verkeerd gebruikt. Hij maakt onderscheid in persoonlijke systemen en organisatiesystemen. Te beginnen bij de persoonlijke systemen: hoe gebruikt Helen e-mail, haar agenda, voicemail? Vaak is het gebruik van systemen op organisatieniveau een afspiegeling van de manager en daarom wil Phil dat Helen zich eerst bewust wordt van haar eigen werkwijze. Dave Crenshaw heeft wetenschappelijk onderzoek en artikelen over multitasken in een populaire, makkelijk leesbare vorm gegoten met een duidelijke boodschap: stop met het continu switchen van de ene taak naar de andere! Voor sommige lezers iets wat ze allang wisten, voor anderen mogelijk een eyeopener. De oefeningen die Phil met Helen doet, kunt u zelf ook doen met behulp van de werkbladen achterin. Het verhaal met de consultant Phil en zijn cliënt Helen wordt afgewisseld met feitjes en opvallende uitspraken. Leuke stukjes, maar ik vraag me af: is dit niet ook een vorm van switchtasken?
Over Carla Verwijs
Carla Verwijs is managementconsultant met een specialisatie in kennismanagement.
