Als inkoper kreeg ik bij een van mijn opdrachtgevers ook te maken met het inkopen van leer- en ontwikkeloplossingen en uit eigen ervaring kan ik vertellen dat het geen standaard en daarmee gemakkelijk inkooptraject was. Learning & Development zoals het inkoopsegment ook wel genoemd wordt is een vak apart en bleef zeker in de beginjaren van de professionalisering van het vak inkoop buiten beeld. Bewust genegeerd door de inkopers. Vanwege de complexiteit van de leeromgeving en de grote hoeveelheid leveranciers koos men liever voor het in de markt zetten van de wat gemakkelijkere inkoopsegmenten. Waarom eerst moeilijk doen als het ook gemakkelijk kan.
Goede ontwikkeling
Dat er nu een specifiek boek over het inkopen van leer- en ontwikkeloplossingen op de markt is, kan ik dan ook alleen maar toejuichen. Helemaal omdat het vak momenteel veel jonge instromers en zij-instromers kent die hun weg bij het inkopen nog dienen te vinden. Je zou bijna willen dat er een hele serie van dit soort boeken voor specifieke inkoopsegmenten wordt ontwikkeld. Wel met de noodzakelijke toevoeging dat naast onervaren inkopers ook de vakinhoudelijk deskundigen het boek dan aanschaffen. Want aan die kant merk ik eveneens veel ontbrekende kennis, maar dan over het inkoopvak in relatie tot hun eigen vakgebied. De afdeling inkoop is daarbij de laatste jaren geen afdeling meer waar je omheen kunt gegeven de financiële belangen die er spelen, en dat geldt al helemaal bij leren en ontwikkelen.
Opbouw volgt het inkoopproces
De structuur van het boek volgt het inkoopproces zoals bij de meeste boeken over inkopen. Het inkooproces kent immers al sinds jaar en dag dezelfde basisstappen. Waar het boek echter in het eerste deel (voorbereiding inkooptraject) in uitblinkt is de link die Petra Jagtman en Marlo Kengen bij hun aanpak leggen met de missie, visie en doelstellingen van de organisatie. Niet veel later gevolgd door de connectie te beschrijven tussen het inkoopbeleid en het ‘leren en ontwikkelen’-beleid. Dat klinkt misschien voor velen als heel logisch en vanzelfsprekend, maar bij veel inkooptrajecten gaat men daar (onterecht) aan voorbij. Het gevolg is vaak dat men vervolgens oplossingen (diensten en/of leveringen) krijgt geleverd die schuren of soms zelfs haaks staan op de doelstellingen, het beleid en missie/visie van de organisatie. En waarvan vervolgens leveranciers onterecht de schuld krijgen.
Een goede voorbereiding
Zoals aangegeven dient de basis van een inkooproces op orde te zijn om problemen in de twee latere fases van het model, uitvoering van het inkooptraject zelf en borging van het inkooptraject, te voorkomen. Een goede voorbereiding is dus het halve werk en dat zie je ook terug in het aantal pagina’s van het eerste deel voorbereiding. Dat is ruim twee keer zo groot is als de twee overige delen over uitvoering en borging. Voor inkopers die hun werk goed willen doen is het van wezenlijk belang. Ze besteden in de praktijk ook daadwerkelijk twee keer zo veel tijd aan die voorbereiding in vergelijking met de rest van het proces. Tijdig starten is hier dan ook het devies.
Uitvoering van het inkoopproces
Het tweede deel van het boek gaat in op de uitvoering van het inkoopproces. Het boek volgt daarbij alle stappen die bij een regulier inkoopproces horen. Wat wel opvalt in dit deel is de aandacht voor onderhandelen. Niet dat dit onderdeel er niet in thuishoort, maar onderhandelen is alleen buiten de publieke sector toegestaan en vanwege de aanbestedingsregels niet binnen de publieke sector. Aandacht voor het aanbesteden bij een tweede druk zou het boek waardevoller maken voor de overheidsinkopers. Verder hebben Petra Jagtman en Marlo Kengen een waardevol deel geschreven over de marktverkenning aan het begin van het inkoopproces. Een onderwerp waarvoor inkopers de laatste twee jaar steeds meer aandacht krijgen en dat qua onderwerp misschien ook wel zijn plek had kunnen vinden in het eerste deel.
Gericht op leer- en ontwikkeloplossingen
In datzelfde tweede deel is er tevens aandacht voor specifieke opleidingsonderwerpen als het btw-vraagstuk (een deel van de opleidingen kan daar vrijgesteld van zijn) en eigendomsrechten van zaken die speciaal door de leverancier voor de opdrachtgever worden ontwikkeld. In het derde en minst omvangrijke deel van het boek tenslotte komen de onderwerpen evaluatie en borging van het inkoopproces plus leveranciersmanagement aan bod. Bieden de geselecteerde en gecontracteerde leer- en ontwikkeloplossingen wel de vooraf gewenste resultaten? Daar speelt degene die de leverancier en het contract, maar vooral de resultaten gaat managen een belangrijke rol bij. Een rol die al tijdens de voorbereiding van het inkoopproces in het eerste deel van het boek invulling dient te krijgen.
Eindoordeel
Samengevat hebben we hier een goed en helder geschreven boek over het inkopen van een specifiek inkoopsegment. Opgehangen aan een model en voorzien van zeer duidelijke, uitgebreide checklists, toolboxen, relevante kaderteksten en simpele legenda die doen denken aan de legenda uit de ‘Voor Dummies’-reeks. Tot slot tref je een bronnenlijst aan van geraadpleegde literatuur, voor als je nog een nadere verdieping over een bepaald onderwerp zoekt.
Wat me brengt bij het belang van dit boek. Mensen binnenhalen én binnenhouden is de laatste tijd een zeer belangrijk onderwerp voor veel organisaties. Leren en ontwikkelen maakt daar een belangrijk en soms onderschat deel van uit. Vandaar dat dit boek de aandacht verdient van niet alleen (beginnende) inkopers, maar ook van mensen binnen HRM en last but not least leveranciers van de leer- en ontwikkeloplossingen. Een brede doelgroep met verschillende achtergronden en een gemeenschappelijk doel, namelijk de beste leer- en ontwikkelingomgeving creëren voor de mensen die daar binnen organisaties behoefte aan hebben.
Over Peter Streefkerk
Peter Streefkerk is eigenaar van Respect Inkoopconsultancy. Hij is actief met interim-management, advisering, projectmanagement, training en coaching op het gebied van contractmanagement en inkoop. Hij is auteur van boeken over contractmanagement en inkopen. Met Octavia Siertsema maakt bij een podcast over aanbesteden.
